TALLER 4

NORMAS LEGALES:


Ø LEY 527 DE 1999:se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación


Ø LEY 951 de 2005: Acta de Informe de Gestión. (proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado Colombiano, al término e inicio del ejercicio de un cargo público).

Ø Decreto 2150 de 1995: suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades.


Ø Acuerdo 060-2001: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter o

ficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.



Ø LEY 80 DE 1989: señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.


2. NORMAS TECNICAS


Ø NTC 3369 ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES: Esta norma, nos da las pautas que se deben tener en cuenta a la hora de realizarlos, y la forma en que va distribuido. Este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.

Ø NTC 3393: ELABORACIÓN DE CARTAS ADMINISTRATIVAS: Sirve para realizar una comunicación escrita, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados.


Ø NTC 4228 ELABORACIÓN DE HOJA DE VIDA: Esta norma nos permite conocer como y que debemos tener en cuenta a la hora de realizar una hoja de vida.

Ø NTC 3397 ELABORACIÓN DE MEMORANDOS: Es una comunicación escrita de carácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.

Ø NTC 3394 ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS: Este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.

Ø NTC 3588 ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS: Es importante dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.

Normas técnicas para el funcionamiento de la unidad de correspondencia

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones.

Comunicación Externa: Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla.

Juego de Correspondencia: El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia:


Dependencia responsable. (Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.

Radicación

Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.

Oficial.

Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.

Confidencial o reservada y personal.

No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.

Memorandos.

Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

Oficios internos.

Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
Radicación Externa

Oficios Externos.

Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

Procedimientos Operativos

Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

Mensajería

El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información.

5. ELEMENTOS ÚTILES


Casillero

Computador

Fax

Impresora

Fotocopiadora

Hullero

Lápices y elementos de escritura

Perforadora

Cosedora

Papelería

Sellos de fecha

Sellos de numero radicado

Planilla de radicación

Hojas bond